С появлением электронной почты культура переписки не только возродилась, но и дополнилась новыми правилами и требованиями этикета письменного делового общения.
В деловой переписке с помощью e-mail есть немало особенностей, которые необходимо знать, и несмотря на то, что электронные письма отличаются от традиционных бумажных писем, у них есть одна общая черта – все они могут много рассказать про адресата.
Помните, краткость – сестра таланта.
Для деловой переписки по электронной почте есть одно обязательное требование – письмо должно быть кратким и содержательным. Отправляя деловое письмо, не стоит забывать о том, что ваш деловой партнер каждый день получает десятки, а может и сотни писем и если ваше письмо будет «перегружено текстом, оно может остаться недочитанным.
Поприветствовав адресата, сразу же переходите к теме письма и краткому объяснению причин всегда могли найти сообщение с помощью поиска.
Еще одно важное правило деловой переписки – обращайтесь к собеседнику по имени и перепроверяйте письмо, чтобы не допустить ошибку в имени или фамилии получателя.
Деловое письмо не должно быть слишком лаконичным. В тексте электронного сообщения не рекомендуется использовать сокращений слов и аббревиатур. Слова: «Спасибо» и «Пожалуйста» всегда должны сопровождать ваше обращение к адресату, использовать их в письме всегда уместно.
При написании деловых писем всегда пользуйтесь функцией проверки орфографии. Перечитывайте текст сообщения перед отправкой. Письмо с ошибками и опечатками никогда не воспринимается всерьез.
При написании делового сообщения все предложения должны начинаться с большой буквы, в предложениях нельзя пропускать пробелы, а в конце нужно ставить точку.
Если ваше сообщение содержит более 500 символов, то из уважения к адресату, делайте текст на абзацы и используйте красную строку.
Текст письма, написанный заглавными буквами воспринимается собеседником, как крик, а текст, написанный строчными буквами говорит о вашей безграмотности.
Времена, когда виньетки и вензеля в любовных письмах считались хорошим тоном, остались в далеком прошлом. Использование в современной деловой переписке анимационных эффектов, необычных «тяжелых» шрифтов и других спецэффектов, может расцениваться, как неуважение к собеседнику.
Важно помнить и о том, что часть письма может быть утеряна, если компьютер получателя не поддерживает нестандартный шрифт, а элементы анимации могут оказаться слишком тяжелыми и при попытке открыть письмо на компьютере получателя может возникнуть ошибка и текст письма будет утерян полностью.
В деловой переписке рекомендуется использовать только общепринятые аббревиатуры: FYI (от англ. "For Your Information" — для информации) или ASAP (от англ. "As soon as possible" — срочно: как можно быстрее), но по возможности все слова лучше писать полностью – это признак хорошего тона.
Важно! В деловой переписке не допускается использование смайликов.
Правила электронного делового этикета
Не отправляйте письмо, содержащее вложение объемом более 1-го мегабайта, без предварительного согласования с получателем.
Строка электронной подписи должна быть не более 60-ти символов. Подпись может содержать 6 или 7 строк. В нее может быть включена фамилия, имя, отчество, должность, название компании и контактная информация.
Нельзя использовать корпоративный адрес для личной переписки, не только потому что эти письма может прочесть системный администратор или сотрудник службы безопасности.
Отвечать на деловые письма нужно в течении 24 часов — так вы показывайте свое уважение к собеседнику. Если вы не ответили собеседнику в течении 7-ми дней – это может расцениваться, как грубый отказ от общения.
В деловой переписке непринято пользоваться функцией уведомления о прочтении письма, так, как это воспринимается, как недоверие к получателю.
Важное правило переписки – обмен письмами заканчивает тот, кто его начал.
По правила деловой переписки, если в письме упоминаются третьи лица, то их адреса обязательно нужно указывать в поле – «Копия».
Поле «Скрытая копия» во многих компаниях используется для отправки резюме.
Поздравление деловым партнерам стоит отправлять индивидуально, составляя текст письма индивидуально для каждого партнера.
В деловой переписке не рекомендуется использовать функцию «ответить всем», так как она может внести беспорядок и даже стать причиной конфликта из-за привлечения лиц, не имеющих отношения к вопросам этой переписки.
